Поддержка

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ (услуг) или получения аванса. В бумажном счете-фактуре дата составления и выставления не различаются, и всегда можно датировать документ любым числом. В случае с электронными счетами-фактурами оператор фиксирует дату выставления, и изменить ее невозможно. Как же быть, если продавец не может в срок выставить ЭСФ?

На самом деле выставление счета-фактуры с просрочкой пятидневного срока не несет никаких негативных последствий для покупателя в плане утраты права на вычет. Это следует из прямого чтения НК: «Ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога». Дата счета-фактуры ни одной из таких ошибок не является.

Согласно Налоговому кодексу, невыполнение требований к счету-фактуре и корректировочному счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом (п. 2 ст. 169 НК РФ). Но любые несоответствия этим пунктам поправимы: на каждый случай можно составить либо корректировочный, либо исправленный счет-фактуру.

Таким образом, нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры не влечет за собой отказ в вычете НДС.

Проблема «опоздавших» счетов-фактур особенно актуальна для контрагентов сбытовых и телекоммуникационных компаний, поставляющих «длительные» услуги. Это связано со спецификой их деятельности: окончание периода оказания их услуг, за который выставляются закрывающие документы, совпадает с концом месяца. Поэтому они вынуждены формировать документы уже в следующем месяце. Если это происходит в конце квартала, на стыке налоговых периодов, то покупатель получает документы уже в следующем квартале. Однако покупатель может учесть счет-фактуру в том же периоде, когда им были оприходованы товары, работы или услуги, если счет-фактура был получен до сдачи декларации по НДС – это позволяет ст. 172 НК РФ с поправками, внесенными 382-ФЗ. Т.е. если счет-фактура был получен в след квартале, но до момента подачи декларации, то ничего не препятствует покупателю учесть ее в истекшем периоде.

Что касается первичных учетных документов – обычно расходы принимаются покупателем по факту подписания первичного документа (если в договоре не предусмотрено иное). На бумаге при подписании документа ставят нужную дату. При подписании электронных документов – дату подписания фиксирует оператор и изменить ее нельзя. Тут надо понимать, что для электронных первичных документов не установлено порядка передачи (как, например, для счетов-фактур). Более того, документооборот сам по себе никак не связан с бухгалтерским учетом и оформлением документов. В законе о бухгалтерском учете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичными документами, которые должны содержать подробные сведения о предмете и дате свершения этого факта. По этим документам впоследствии происходит восстановление событий для их отражения в бухгалтерском учете. При этом для бухгалтерского учета существенными являются лишь даты, указанные в самом документе: дата составления документа, дата отпуска груза или исполнения работ/услуг (если имеется) и дата приема груза или принятия заказчиком работ/услуг (если имеется). Эти моменты никак не соотносятся с техническими моментами подписания документа электронной подписью и его передачи. Сведения о последних, содержащиеся в возникающих в процессе электронного документооборота технологических файлах, нужны лишь для возможности отследить перемещение документа с целью в дальнейшем, по необходимости, доказать факт передачи и существования документа.

Таким образом, покупатель может учесть и счет-фактуру для вычета НДС, и первичку для отражения расходов в том периоде, в котором они имели место.

Клиенты считают, что если оператор принимает участие в документообороте и хранит на сервере документы, то по требованию налоговой он может представить их, не информируя об этом налогоплательщика. Это в корне неверно. Регламент обмена существует только для счетов-фактур. Согласно регламенту оператор обязан хранить только технологические документы, сопровождающие документооборот счетов-фактур (подтверждение даты отправки, подтверждение даты получения и др.). Сами же счета-фактуры оператор хранить не обязан.

Услугу хранения документов на сервере оператор оказывает как бонус для клиентов. Сами же документы по факту принадлежат клиенту и оператор гарантирует соблюдение конфиденциальности.

Таким образом, по требованию оператор может представить только технологические документы, сопровождающие документооборот счетов-фактур. Все остальные документы могут быть истребованы только у тех организаций, кому эти документы принадлежат.

Беспрепятственно представить по ТКС электронный документ в ФНС можно только в том случае, если он составлен в установленном формате. Такие форматы существуют далеко не у всех документов.

В случае представления скана бумажного документа требуется заполнить большое количество метаданных, что занимает много времени.

Эти проблемы известны ФНС и в настоящее время для их решения разрабатываются новые форматы документов (УПД, акт приемки ТМЦ, договор). Помимо прочего существует проект формата новой описи, согласно которому опись станет технологическим документом, список документов, которые можно представить по ТКС, значительно расширится, а из метаданных останется только номер пункта требования.

Это обмен электронными документами между компаниями по интернету. Участники электронного документооборота — это: 1. компания-отправитель; 2. компания-получатель; 3. оператор ЭДО. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через систему оператора ЭДО отправляет его получателю. Передача занимает несколько секунд. Получатель принимает документ. Если документ требует его подписи, получатель либо подписывает документ КЭП, либо также через систему ЭДО возвращает отправителю для корректировки. Либо документ не нуждается в подписи (например, счет-фактура) и от покупателя не требуется больше никаких действий по отношений к отправителю. Отправитель видит в системе статус документа: «подписан», «получен» и т.д.

Обмен электронными документами через систему ЭДО похож на переписку через e-mail. Но ЭДО отличается большей прозрачностью для участников. Отправитель контролирует прохождение документа с помощью актуальных статусов: «отправлен», «получен», «подписан», «в подписи отказано» и т.д.

Документам, переданным с помощью системы ЭДО, придает юридическую значимость квалифицированная электронная подпись (КЭП). В момент передачи система автоматически проверяет ее подлинность и впоследствии, спустя любой промежуток к времени, может подтвердить, что она была действительна и легитимна на момент подписи документа.

После того, как документ подписали КЭП оба участника документооборота (либо только поставщик, если речь идет о документе, которые не требует двусторонней подписи, например, счете-фактуре), изменения в него внести невозможно. Факт подписи КЭП фиксирует система ЭДО.

Согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, в книгах и журнале единой регистрации подлежат все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Для продавца важна дата составления и выставления счета-фактуры. По этой дате идет регистрация счета-фактуры и отнесение его к налоговому периоду. Для покупателя же важна дата получения счета-фактуры, по которой его нужно будет отнести к соответствующему налоговому периоду, и которая будет служить доказательством получения и отнесения счета-фактуры к налоговому периоду (по ст. 172).

Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов не существует. А потому работа с электронным актом ничем не отличается от работы с бумажным. Несмотря на то, что при работе с электронными документами информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом (даты и время отправки, получения и формирования электронной подписи), суть понятия «дата приема» остается неизменной. Именно поэтому бухгалтеру ничего не мешает при подписании электронного акта указать любую дату приема, независимо от даты и времени получения документа.

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании. Поэтому все документы в Диадоке разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные.

В настоящий момент в Диадоке нет ограничения на время хранения и количество хранимых документов. Если вы прекратили пользоваться Диадоком, то отправлять/получать и подписывать документы вы не сможете, однако при наличии интернета все отправленные или полученные документы будут доступны вам в любой момент: вы все равно сможете зайти в Диадок по логину/паролю.

Срок хранения электронных документов на серверах Диадока не ограничен.

Согласно Порядку, регламентирующему обмен электронными счетами-фактурами (утвержден Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), компания, подключившись к оператору электронного документооборота, должна направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В системе Диадок такое заявление будет автоматически сформировано при попытке отправить любой формализованный документ — пользователю нужно будет только проверить реквизиты компании и подтвердить отправку заявления. Оператор в течение трех дней обязан на основе этого заявления сформировать так называемое информационное сообщение, в котором указать реквизиты организации и идентификатор оператора ЭДО (присвоенный оператору ФНС).

Такое информационное сообщение оператор обязан направить в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом, налоговый орган узнает, что у компании есть электронные документы, которые можно истребовать в электронном виде, и через какого оператора они передаются. Порядок направления информационного сообщения в налоговые органы регламентируется Приказом ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@.

Согласно ст.160 ГК РФ, «использование при совершении сделок <...> электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

На данный момент действует Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий порядок использования электронной подписи.

В соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом при подписании КЭП электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией СКБ Контур.

Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающие волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по ЭДО в Диадоке).

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая, соглашение можно составить в электронном виде и подписать КЭП в Диадоке.

Сегодня в России уже имеется определенный успешный опыт сотрудничества операторов электронного документооборота.

Первый роуминг в 2013 году реализовали операторы СКБ Контур и «КОРУС Консалтинг СНГ». Компании настроили соединение через HTTPS-канал. Данное решение отвечает всем требованиям технологии обмена юридически значимыми документами, которая была утверждена рабочей группой некоммерческого партнерства «Разработчики и операторы систем электронных услуг» («РОСЭУ»). Роумингом между этими операторами пользуются Procter&Gamble, METRO Cash&Carry, «Нестле Россия» и X5 Retail Group.

В 2014 реализован второй роуминг между операторами ЭДО. На этот раз компании СКБ Контур и «Э-Ком Рус» обеспечили возможность обмена юридически значимый электронными документами между розничной компанией Х5 Retail Group и торговыми сетями.

Эксперты уверены, что в течение 2015 года роуминг между основными крупными игроками рынка ЭДО будет организован. Компания СКБ Контур, которая поддерживает оба роуминговых соглашения в России, разработала типовой договор, который регулирует различные аспекты совместной работы операторов, в том числе и технические требования к оборудованию партнера. Это является гарантией того, что качество услуги для клиентов не пострадает при подключении роуминга.

О состоянии роуминга оператора СКБ Контур с другими операторами ЭДО можно узнать в разделе «Роуминг».

К Диадоку подключено более 300 000 компаний, среди которых есть и ваши контрагенты. Вы можете зарегистрироваться в Диадоке за пару минут, найти своих контрагентов в системе по названию или ИНН и сразу же обменяться с ними любыми тестовыми электронными документами.

А если вы захотите подключиться к Диадоку и работать с юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами — просто сообщите нам об этом, отправив заявку.

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

• Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Согласно Федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ с КЭП признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью.
• В КЭП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата.
• КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа.
• Для генерации КЭП используются сертифицированные средства криптографической защиты.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 №174н.

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» вводит три типа электронной подписи (ЭП): простую, усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП). Согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ усиленная квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. Таким образом, на уровне федерального закона любой электронный документ, подписанный такой подписью, признается юридически значимым без выполнения каких-либо дополнительных условий.

Для того чтобы работать с электронными документами в Диадоке, необходимо приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи, выданный любым аккредитованным Удостоверяющим центром.

Сегодня большинство компаний используют сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП), выданной в рамках закона №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Согласно ст. 19 закона 63-ФЗ сертификат ЭЦП приравнивается к сертификату усиленной квалифицированной подписи. Поэтому можно считать, что ЭЦП и есть КЭП, а значит все документы, подписанные ЭЦП, юридически значимы.

Согласно п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Таким образом, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Поэтому хранить их можно в электронном виде. Что же касается электронных счетов-фактур, то для них прямо прописано обязательное хранение в электронном виде, так как согласно п.1.13 Приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н хранить их необходимо совместно со всеми технологическими документами, созданными при передаче через оператора электронного документооборота.

Таким образом, для хранения электронные документы необязательно дублировать на бумаге. Бумажные копии электронных документов могут быть затребованы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Так, согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы («Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов»).

Согласно порядку, утвержденному в апреле 2011 года Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, электронные документы, составленные в установленных форматах, могут быть представлены по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). На данный момент такие форматы существуют для счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, по ТКС появилась возможность представить и неформализованные электронные и бумажные документы: 14 типов документов можно направить через интернет в виде скан-образов (в форматах jpg или tif) с заполненными полями мета-информации.